תוכנית התייעלות – תוכנית יישומית, כחלק מתהליך הבראה, המתמקדת בצמצום עלויות.
קיימים פתרונות רבים ומגוונים לצמצום עלויות:
- התאמת המבנה הארגוני של החברה למציאות המשתנה – סגירת יחידות או סניפים, איחוד מחלקות, ביטול תקני ניהול, מיכון, מערכות ממוחשבות ושימוש בטכנולוגיות מתקדמות המחליפות את כוח האדם האנושי.
- צמצום עלויות בגין רכש – בחינת ההסכמים הקיימים מול הספקים וניהול מו"מ מחודש מולם, בחינת אפשרויות לספקים חלופיים.
- דיוק ותיקוף הוצאות החברה – בחינה קפדנית ושיטתית כל אחד מסעיפי ההוצאות בחברה. איתור סעיפים לחסכון בעלויות, וייעול של ההוצאה. דוגמא להוצאות לבחינה: עלות השטחים המושכרים, עלות ניקיון, עלות כיבוד ועוד. זהו נושא שנדיר שלא למצוא בו מה לייעל.
- צמצום עלויות השכר – הפחתות שכר בהתאמה לתקופה, החלפת עובדים יקרים ביקרים פחות, צמצום מצבת כח האדם, צמצום משמרות שאינן נחוצות, בניית מודל שכר ותגמול תלוי תוצאות.
- צמצום עלויות צי הרכב – החלפת הרכבים לרכבים חסכוניים יותר ולרכבים זולים יותר, צמצום מספר הרכבים, צמצום צריכת הדלק באמצעות נהלים.
לאחר בחינת כלל הנושאים והסעיפים, תגובש תוכנית הבראה ונגזרת של תוכנית התייעלות מקיפה השואפת לשיפור הרווח הכולל.
התוכנית תיקח בחשבון כל רכיב בנפרד, וכן תעריך את ההשפעות העתידיות וההשלכות של השינויים ששוקלים לבצע.
בנוסף:
- ייבחן תזרים המזומנים של העסק ויבחנו האפשרויות להקל עליו.
- יבנה תקציב שנתי/ רב שנתי וזאת לצורך יישום התובנות והמסקנות למספרים, לסעיפי תקציב ול action items
- ימונה גורם בארגון שיכול לרכז ולנהל את תהליך ההבראה -בעל תפקיד בתחום הכספים, התפעול, או כל בעל תפקיד שיכול להוביל את התהליך.
המשימה האחרונה, ואולי החשובה ביותר, בכל תכנית הבראה, היא הטמעת התהליכים והשינויים שנקבעו ושהוגדרו.
ניתן להשתמש, כמובן, גם בניהול כספים במיקור חוץ לצורך הובלת התהליך במקצועיות.