הכנת תקציב אינה משימה של מה בכך. אבל, חשיבותו גבוהה, ונכון לארגון לעבוד בצמוד אליו.
מהו התקציב?
- התקציב הוא כלי ניהולי לתכנון פיננסי עתידי, המתרגם את תוכניות העבודה למספרים, מתכלל את שאר תוכניות העבודה בארגון, ובא לבחון ביצוע תוצאות עסקיות.
- התקציב, למעשה, הוא דוח רוו"ה (רווח והפסד), המכיל תכנון עתידי אל מול הביצוע בפועל של הוצאות החברה.
- בפועל, התקציב מהוו תוכנית עבודה לתקופה מוגדרת. לרוב בונים תקציב שנתי, ובחלק מהחברות אף לתקופה ארוכה יותר.
- את התקציב מבססים על סעיפי ההוצאות וההכנסות שהרכיבו את התקציב בשנה החולפת.
- על גבי סעיפי התקציב מבצעים שינויים והתאמות וזאת בהתאם למתוכנן בפעילות העסק בשנה העתידית.
כדי להכין תקציב:
- קובעים את הגורם מרכז את פרויקט התקציב. לרוב מנהל הכספים/ מנהל אחר במחלקת הכספים.
- מפיצים הנחיות להכנה למנהלי המחלקות:
- פירוט חודשי של תחזית ההכנסות
- פירוט חודשי של תחזית ההוצאות
- מצבת כח אדם – עובדים, תקנים, נתוני שכר.
- צפי ובקשות לרכש ולהשקעות
- נתונים ותחזיות –עלויות חומרי גלם, מדד, ריבית, מט"ח ועוד.
- מכינים ומבצעים את תוכניות עבודה, מפורטות ברמת יחידה.
- הגורם המרכז את הפרויקט בודק היתכנות, נחיצות וסבירות הנתונים.
- מציגים את תוכניות העבודה בפורום הנהלת החברה – תיקוף הסבירות, הנחיצות ונכונות הנתונים. בחינה מול החזון של מנהלי החברה.
- מכינים בפועל את תקציב החברה (מרכז הפרויקט), בתוספת ניתוחי רגישות (מספר גרסאות)
- מכינים את תקציב מזומנים.
- מציגים התקציב הסופי בפני הנהלת החברה. מתקפים את יכולת החברה לעמוד בו, במשימות, בהיקפים ועל פי לוחות הזמנים.
- מאשרים התקציב בפני הנהלת החברה.
- מציגים את התקציב הסופי בפני שדירת הניהול בארגון, רותמים את עובדי החברה לעמידה בו.